Jak vystavit fakturu – rozdíly mezi plátci a neplátci DPH

Zhotovení faktur se může zdát jako jednoduchá záležitost, ale často dokáže nejednomu podnikateli zamotat hlavu. Jde o praktickou část podnikání, kterou nesmíš podcenit. Mohlo by se ti také stát, že tvá faktura nebude zaplacena. Víš, jak vystavit fakturu a jaké jsou její povinné náležitosti?

Co je to faktura?

Faktura se obvykle definuje podle způsobu podnikání. Pokud si nevedeš účetnictví a pouze platíš paušální daň, faktura je pro tebe obchodní listina. Pokud vedeš účetnictví, ale nejsi plátcem DPH, faktura je účetním dokladem. V případě, že jsi plátcem DPH, faktura slouží jako daňový doklad. V každém případě se jedná o dokument, který slouží jako podklad pro zaplacení produktu nebo služby. Vždy obsahuje základní informace o tom, kdo má co komu zaplatit a kolik ta daná věc stojí.

Podnikání je vykonávání výdělečné činnosti za účelem zisku. K tomu, aby tvé podnikání fungovalo, získával jsi zisk a zároveň mohl platit svým dodavatelů, nestačí peníze pouze převádět na účtech nebo s nimi platit v hotovosti. Je nutné, aby bylo vše doložené. 

Kdo musí vystavit fakturu?

Fakturu musí vystavit každý podnikatel, bez ohledu na to, zda podniká fyzická osoba na živnost nebo jako právnická osoba s firmou. Stejně tak musí fakturovat plátce DPH i neplátce DPH. Rozdíly jsou pouze v náležitostech faktury.

Co musí obsahovat faktura – rozdíl mezi plátci a neplátci DPH

Jak vystavit fakturu jako fyzická osoba? Stejně jako právnická. Pouze pokud nejsi plátcem DPH a navíc nevedeš účetnictví, vystavení faktury je pro tebe o něco jednodušší.

Faktura musí obsahovat:

• tvé jméno a příjmení nebo název tvé firmy 
• sídlo (fakturační adresa)
• tvé IČO
• označení registru, ve kterém jsi zapsán (živnostenský rejstřík nebo obchodní rejstřík)

Dále lze na faktuře uvést tyto údaje: 

• označení dokladu – název a číslo faktury
• údaje odběratele (jméno a příjmení / název firmy, sídlo, IČO)
• položky k fakturaci
• peněžní částka, cena za měrnou jednotku a údaj o množství
• způsob úhrady
• datum vystavení faktury

Pokud nejsi plátcem DPH, ale vedeš účetnictví, ze zákona povinné náležitosti faktury jsou následující:

• tvé jméno a příjmení nebo název tvé firmy 
• sídlo (fakturační adresa)
• tvé IČO
• označení registru, ve kterém jsi zapsán (živnostenský rejstřík nebo obchodní rejstřík)
• označení dokladu – název a číslo faktury

• údaje odběratele (jméno a příjmení / název firmy, sídlo, IČO)
• položky k fakturaci – popis zboží nebo služby
• peněžní částka, cena za měrnou jednotku a údaj o množství
• datum vystavení faktury
• způsob úhrady
• případně údaj o zápisu včetně oddílu a vložky (právnická osoba)

V obou případech je možné na faktuře uvést, že nejsi plátcem DPH. Faktury mají stejné náležitosti bez ohledu na to, jestli tvůj odběratel je nebo není plátcem DPH.

Pokud jsi plátcem DPH, povinné údaje na faktuře jsou:

• tvé jméno a příjmení nebo název tvé firmy 
• sídlo (fakturační adresa)
• tvé IČO
• tvé DIČ
• označení registru, ve kterém jsi zapsán (živnostenský rejstřík nebo obchodní rejstřík)
• označení dokladu – název a číslo faktury

• údaje odběratele (jméno a příjmení / název firmy, sídlo, IČO)
• položky k fakturaci – popis zboží nebo služby
• cena za měrnou jednotku a údaj o množství
• případně údaj o zápisu včetně oddílu a vložky (právnická osoba)
• DIČ odběratele (pokud je plátcem DPH)
• datum vystavení faktury
• datum splatnosti
• datum uskutečnění zdanitelného plnění
• základ daně
• sazba daně
• výše daně v české měně
• způsob úhrady

Jak vystavit fakturu?

Existuje několik způsobů, jak vystavit fakturu, není potřeba vypisovat při každém vydávání faktury všechny výše uvedené informace, klidně si práci zjednoduš:

1. Vytvoření vlastní šablony pro fakturu

K vytvoření vlastní faktury lze použít MS Word nebo o něco praktičtější Excel. V programu si navrhneš, jak má tvá faktura vypadat, doplníš všechny podstatné náležitosti a pak pouze měníš údaje o tvém odběrateli či zákazníkovi. Bude se jednat o tvůj vlastní design, ve kterém se vyznáš a nic tě to nebude stát. Na druhou stranu je u těchto vlastních faktur větší riziko chyb, protože doplněné údaje nebudou kontrolovány žádným systémem, je to poměrně časově náročné a nebudeš mít takové možnosti pro sledování plateb faktur jako v nějakém účetním programu nebo aplikaci.

2. Tiskopis a ruční vyplnění

Pořídit si tiskopis a ručně ho vyplňovat je sice jednoduché, ale zároveň zdlouhavé a nepraktické.

3. Použití účetního programu

Na fakturaci nemusíš být sám. Pomůže ti účetní program, který je automatizovaný a efektivní a získáš možnost sledovat stav platby nebo upozornění na termíny. Nejznámější je účetní program Pohoda, iDoklad nebo Fakturoid.

Nevýhoda těchto programů je, že mohou být složitější na pochopení a jsou ve většině případů placené, takže pokud s podnikáním teprve začínáš, často se ti hodí každá koruna. 

4. Použití aplikace

Kromě účetních programů existují také účetní aplikace. S nimi dokážeš fakturovat prakticky odkudkoliv a některé z nich ti budou faktury automaticky zálohovat. Většinou jsou ale také placené a mohou být omezenější než účetní programy. 

Abychom ti práci ulehčili, připravili jsme pro tebe vzor faktury:

Teď už se můžeš pustit do fakturování a vydělávání naplno!