Nemám čas, nestíhám, kdyby tak den měl o hodinu víc – myšlenky, které se každý den hodní hlavu stovkám lidí. V dnešní uspěchané době, kdy každý chce stihnout všechno a ideálně hned, je čas tím největším nepřítelem. Poradíme vám, jak ho dostat na svou stranu. S kvalitním time managementem využijete svůj den na maximum.
Co je time management?
Time management je hojně využívaný anglický výraz, který bychom do češtiny doslovně přeložili jako řízení času. Ve skutečnosti jde ale spíš o organizaci času. Alfou omegou je správné rozvržení úkolů a priorit. Cílem pak vytěžit z každého dne maximum. A to nejen co se práce týče, ale i volnočasových aktivit.
8 užitečných tipů, jak si zorganizovat čas:
1. Stanovte si priority
Ano, všechno, co ve svém životě děláte, je jistě důležité. Některé věci ale přeci jen musí mít přednost před ostatními. Odpoutat se od představy, že všechno hoří stejně, je základem úspěšného time managementu. V určování priorit vám pomůže, šikovný nástroj známý jako matice plánová času. Představit si jí můžete takto:
| Naléhavé | Nenaléhavé | |
| Důležité | Kvadrant Př.: Úkoly s hořícím deadlinem, domácí práce, krize | Kvadrant Př.: Úkoly s deadlinem, velké projekty |
| Nedůležité | Kvadrant Př.: vyřizování nedůležité korespondence | Kvadrant Př.: Brouzdání po netu, prokrastinace |
Pochopení nejen důležitosti, ale i naléhavosti jednotlivých činností, je klíčem ke správnému rozvržení priorit. Sepište si proto aktivity, kterým během dne věnujete čas a energii a zkuste si je oznámkovat, jako ve škole.
- Důležité a naléhavé úkoly, by měly mít hlavní prioritu. Vyberte činnosti, které nejen hoří, ale jsou pro váš život klíčové a ve výsledku vám přinesou největší užitek. Těm věnujte nejvíce času.
- Důležité ale nenaléhavé úkoly jsou obdobně prioritní. Nemusíte je ale dokončit teď hned. Čas, který na nich strávíte si klidně rozložte do několika dní nebo týdnů.
- Nedůležité a naléhavé úkoly jsou zpravidla takové, kterým musíte věnovat nějaký čas, ale jsou důležité pro někoho jiného. Snažte se je vyřizovat co možná nejefektivněji.
- Nedůležité a nenaléhavé činnosti jsou zpravidla největšími žrouty času. Žádné hodnoty do života vám nepřinesou a nejvíce vás obírají o drahocenné hodiny.
2. Plánujte
S jasnými prioritami je už jednoduché vytvořit si plán. Ať už budete plánovat na den, týden nebo měsíc dopředu, zařaďte do rozvrhu všechny stěžejní aktivity včetně práce na důležitých projektech, ale i času stráveným s rodinou nebo domácím úklidem.
Pozor ale! Úkolujte se realisticky. Nikdo z nás není robot. Proto si vytvářejte takové plány, které jste skutečně schopni splnit. Od věci není ani počítat s malou časovou rezervou.
Tip: Klasický to do list vám bude nejlepším pomocníkem. Každý den věnujte pár minut sepsání všeho, co byste měli stihnout. Budete tak přesně vědět, co vás čeká. Navíc všichni víme, jak příjemné je odškrtávání splněních úkolů.
3. Zjistěte, kdy jste nejproduktivnější
Někdo je ranní ptáče, jiný zase noční sova. Tak či onak nemá cenu se tlačit do práce ve chvílích, kdy víte, že budete neproduktivní. Time management si udělejte na míru.
Prostým pozorováním sebe sama si zjistěte, které části dne jste plní elánu a energie. Právě na tu dobu si naplánujte nejnáročnější úkoly (zpravidla úkoly z 1. a 2. kvadrantu). Ve svých slabších chvílích se pak věnujte třeba e-mailové schránce.
4. Co můžete udělat dnes neodkládejte na zítra
Ano, je to klišé, ale zatraceně dobře funguje. Úkoly, na které máte čas a které můžete vyřešte hned, neodkládejte. Dříve či později se vám zákonitě nakupí, a pak vám jejich vyřizování udělá pěknou čáru přes časový rozpočet.
5. Pracujte v klidu
Soustředěnost je dneska téměř zlatý grál. Objevit klidné místo pro práci v open-spacových kancelářích je však skoro nadlidský úkol. Řešením není spokojit se s neustálým vyrušováním. Hledejte možnosti, jak se vyhnout rozptýlení. Zkuste pracovat časně ráno, nebo naopak k večeru. Případně si posuňte obědovou pauzu a naplno využijte hodinku, kdy všichni zmizí z kanceláře do svých oblíbených restaurací.
6. Delegujte, delegujete a opět delegujte
Cestou k úspěchu určitě není přísloví: když něco chceš mít pořádně, udělej to sám. Pracujete v týmu schopných lidí? Nebojte se jim delegovat úkoly, které neleží na vašich bedrech. Sami svět nespasíte.
Tip: Využijte vymoženosti moderní doby. Existuje celá řada nástrojů, které vám řízení týmových projektů výrazně usnadní. Například:
7. Skoncujte s prokrastinaci
Dát poflakování alias prokrastinaci utrum se snadno řekne, ale hůře udělá. Základem je sebekázeň a silná vůle, které si každý může vybudovat, ale ne ze dne na den.
Dobrým začátkem je odstranění všeho, co vás bude od pracovních povinností láká pryč. Nejčastěji to jsou sociální sítě. Pokud ale svůj boj s prokrastinací pravidelně prohráváte, přečtěte si náš článek, jak se jí na dobro zbavit.
8. Odměňte se a odpočívejte
Po náročné práci vám náleží patřičná odměna a odpočinek. Nenuťte se pracovat od rána do večer bez jediné pauzy. Rychle byste tak přišli nejen o energii, ale časem i motivaci. Ve svém denním rozvrhu proto pracujte i s časem, který věnujete dostatečnému odpočinku. Ať už v podobě krátkých pauz mezi jednotlivými úkoly, nebo klidně pořádném šlofíku po obědě. Od věci nejsou ani malé odměny za úspěšně odvedenou práci. Holdujete sladkému? Dopřejte si sem tam třeba čtvereček čokolády. Nebo se na konci dne odměňte sklenku dobrého vína.
