Nespamuj, abys dostal odpověď! 7 tipů jak napsat e-mail kvalitně

Víš, jak napsat e-mail, který okouzlí a přinese výsledky? V dnešní době je e-mailová komunikace nedílnou součástí nejen pracovního života. Proto je klíčové umět psát zajímavé e-maily, aby si je tvoji příjemci ochotně přečetli. V tomto článku se s tebou podělíme o 7 účinných tipů i vzor formálního e-mailu. Zajímá tě, o jakých tipech je řeč?   

Jak napsat e-mail jako profík? 

• Předmět 

• Oslovení 

• Stručnost 

• Polož otázku 

• Osobní tón 

• Vhodné načasování 

• Formální e-mail – vzor 

Předmět e-mailu je tvá vizitka 

Představ si předmět jako návnadu, která příjemce naláká a zvýší tak jeho chuť e-mail otevřít. Správně zvolený předmět je totiž pro zaujetí čtenáře klíčový. Měl by být stručný, výstižný a přitahovat pozornost příjemce. Musí na první pohled působit poutavě, ale nesmí vypadat jako spam. 

Zaměř se na atraktivní slova nebo nápadité fráze, které jedince na druhé straně osloví. Pamatuj si, že předmět vytváří první dojem a je jen na tobě, jestli bude dobrý nebo ne.  

Správné oslovení v e-mailu je základ

Kdo by neznal e-mail začínající „Dobrý den“? Proto nezapomeň oslovit adresáta jménem a vytvoř si tak s ním osobní spojení, které zvýší tvou důvěryhodnost. 
 
Oslovení jménem ukazuje, že ti na druhé straně záleží a že tě druhý člověk zajímá. Po osobním oslovení mají lidé tendenci být v komunikaci otevřenější a přívětivější. Současně buď ohleduplný a respektuj, jak chce být příjemce osloven. 

/Vyhni se trapasu a zvol vhodné oslovení za každých okolností. / 

Stručnost a výstižnost  

Je důležité upoutat pozornost již v prvních řádcích. S konkrétním a stručným sdělením zaujmeš a udržíš pozornost. Pokud potřebuješ popsat situaci podrobněji a přehledněji, použij odrážky, které usnadní rychlé vyhledání informací. 

Důležité sdělení v e-mailu zvýrazni tučným písmem. Jen dávej pozor na to, aby ho v textu nebylo moc. Podobně to platí u používání velkých písmen. Pokud už použiješ CAPS LOCK, tak by to mělo být v ojedinělých případech. Čtenář pak může podlehnout pocitu, že na něj z textu křičíš.  

Polož otázku 

Jak získat pozornost čtenáře? Polož otázku! Výhody kladení otázek v e-mailové komunikaci jsou hned dvě: zaprvé tím znovu ukážeš zájem o člověka na druhé straně obrazovky, zadruhé otázka přitáhne pozornost příjemce. A to chceš! Určitě znáš ten ubíjející pocit, když musíš číst sáhodlouhý, a mnohdy dost nudný text. Vhodně vložené otázky do e-mailu konverzaci oživí jako studená sprcha v horkých letních dnech. Adresát díky tomu zbystří, ocení tvou snahu a tvé šance na rychlou odpověď se tím rapidně zvýší.  

Osobní tón a jasné sdělení 

Je důležité, abys při psaní zpráv bral v úvahu svého příjemce. Například při komunikaci s klienty by ses měl vyvarovat používání odborných termínů, které by druhá strana nemusela znát nebo kterým nerozumí. To má dva hlavní důvody: 

• Nechceš, aby se tvůj příjemce cítil zmatený či nejistý. 

• Chceš zajistit, že komunikace bude co nejsnazší a efektivní. 

Rozhodnutí použít jasný a srozumitelný jazyk může přispět k lepšímu porozumění a efektivní výměně informací (nejen) ve tvém e-mailu.  

/Pokud tě zajímá, jak nejlépe komunikovat on-line, nauč se pravidla on-line komunikace. /  

Zvol nejlepší čas pro odeslání emailu 

Pondělí ráno není vždy ta nejšťastnější doba pro odeslání e-mailu. Ačkoliv si možná mnoho lidí myslí, že ostatní přiběhnou ráno po víkendu do kanclu a začnou řešit plný inbox, opak je pravdou. Dostupná data naznačují, že nejčastěji otevírané e-maily se odesílají v úterý kolem 10:00 ráno. Tak si to někam zapiš! 

Dobrý formální e-mail – vzor 

Potřebuješ jasný příklad, jak takový formální e-mail vypadá?  

V dnešní uspěchané době, kdy většina komunikace probíhá přes internet, jsou poutavé e-maily nezbytné pro úspěch ve všech oblastech.  S našimi tipy by ti psaní e-mailů mělo jít raz dva. Tak je běž vyzkoušet nebo si přečti třeba o tom, jak začít podnikat od nuly.