Vyhni se trapasu. Správné oslovení je základ

Že na prvním dojmu záleží, jistě neslyšíš poprvé. To platí kdekoliv a v podnikání dvojnásob. Prvním dojmem pokládáš základy partnerského, obchodního či jiného vztahu. Zda bude pozitivní nebo negativní se ti může v budoucnu příjemně vyplatit, ale také vymstít. Dneska se dozvíš, jak se vypořádat s osobním oslovením ale i tím neosobním. Podíváme na “chytáčky” typu používání titulů či oslovování neznámých adresátů.

Oslovení v psané komunikaci

Ať už píšeš e-mail nebo staromódní dopis, psaná komunikace v jakékoliv formě má svá pravidla. Chceš zapůsobit? Neber je na lehkou váhu.

1. Oslovení, když znáš jméno

Je jedno, jestli oslovuješ v emailu nebo v dopise, to nejlepší co při oslovení můžeš udělat je oslovit konkrétní osobu jménem. Standardně se užívá „Vážený pane“ nebo „Vážená paní“ s příjmením oslovovaného. 

Př.: 

• Vážený pane Nováku
• Vážená paní Nováková

2. Jak na tituly a funkce?

Znáš titul nebo funkci adresáta? Použij je. Ale pamatuj: funkce má přednost před titulem a jakmile použiješ titul nebo funkci, jméno nezmiňuj.

Př.:

• Vážený pane inženýre Nováku
• Vážený pane inženýre

3. A co oslovování žen?

U žen nezapomínejme na přechýlení tvaru, ať už se jedná o titul, nebo o funkci. Užití mužského tvaru by mohlo vyznít neuctivě.

Př.:

• Vážená paní docentko
• Vážená paní inženýrko

4. Co dělat když neznáš adresáta?

Ne vždy je jasné, komu email nebo dopis píšeš. Mnohdy ani nevíš, zda se jedná o muže či ženu. Pokud nikam nespěcháš, určitě nebude na škodu trochu zapátrat. V případě komunikace s firmou půjde jistě dohledat, kdo má na starosti emailovou komunikaci.

Jestli-že ti pátrání nepomohlo, zvol univerzální oslovení:

• Vážený pane/Vážená paní
• Vážený zástupce firmy xy (pokud komunikuješ s firmou)

V případě oslovení více osob můžeš napsat:

• Vážení 
• Vážení kolegové/přátelé

Tipy na závěr

Zájmena typu „Vy“ „Vám“ apod. piš s velkým písmenem na začátku. Jde o projev úcty, který je natolik vžitý, že opomenutí by ti zbytečně ubíralo body.

Nepodceň formulaci předmětu. To první, co si adresát přečte, je právě předmět e-mailu, který často rozhoduje o tom, zda se e-mail dočká otevření. 

Jak zabodovat v přímé komunikaci

Nyní se podíváme, na co si dát pozor při osobní komunikaci.

1. Zamysli se nad tím, koho se vlastně chystáš oslovit

Je důležité si uvědomit, že při jakékoliv komunikaci se snažíme něco prodat. Jestli prodáváme produkt, službu, nebo jen nás, není příliš podstatné. Ať už prodáváš, nebo chceš jen na druhého zapůsobit, znát svůj protějšek se opravdu vyplatí. Přistupuj k oslovení tedy stejně jako k prodeji a oslň svoji cílovku.

Pokud máš možnost a čas, zkus si dopředu zjistit, jaké má tvůj protějšek zájmy, na čem třeba zrovna pracuje, zkrátka si ho „proklepni“.

Tipy:

• Ženu oslovujeme „paní“, nikoliv „slečno“. 
• Starší generace či osoby s významným postavením mohou ocenit oslovení hodností či tituly.

Samozřejmě mnohdy se může stát, že oslovovaného neznáme a neměli jsme možnost se na setkání připravit. V takových situacích je především důležité zachovat klid, použít selský rozum a základní pravidla slušného chování a mít přečtený další bod.

2. Vystupuj sebevědomě, přesto vlídně a rozhodně ne arogantně

Představ si, že se jako klient chystáš uzavřít smlouvu se svým poskytovatelem a jdete ji osobně sepsat. Na místo dorazí osoba, která ti podá ruku s uvolněným stiskem sotva se ti podívá do očí a roztřeseným hlasem tě pozdraví. Přinejmenším bys začínal být na pochybách, jestli byl vůbec dobrý nápad na setkání přijít. Jak může klient důvěřovat dané službě nebo produktu, když ten, kdo ji ztělesňuje, nedůvěřuje sám sobě?

Abys při osobní jednání působil sebevědomě, ale nikoliv arogantně:

• dodržuj silný, ale ne přehnaný oční kontakt, 
• mluv zřetelně a dostatečně nahlas,
• při podání ruky zvol krátký a pevný stisk (POZOR: ruka by nikdy neměla být zpocená),

Na škodu také není si osvěžit etiketu. Věděl jsi, že ruku vždy podává společensky významnější osoba té méně významné?

Se sebevědomím to samozřejmě nepřeháněj, není cílem danou osobu zastrašovat nebo ještě hůře, působit namyšleně a arogantně. 

Zvol příjemné a jisté vystupování a vnímej chování svého partnera, tomu pak přizpůsob svou energii a intenzitu. 

3. Respektuj přání protějšku 

To nejmenší a nejjednodušší, co můžeš během oslovení a následné komunikace udělat, je držet se přání oslovovaného. Netykej, pokud ti tykání není nabídnuto. Jestliže si na tom daný člověk potrpí nebo je to v daném kruhu zvykem, oslovuj titulem. Pokud je jednání spíše formální, tak především u vysoce postavených lidí, zvaž, zda osobu neoslovovat podle její funkce.

Tip: Řiď se podle toho, jak se ti protějšek představil. Použil titul? Použij ho také. Pokud zmínil jen příjmení, tak oslovuj příjmením.

Správné oslovení není žádná věda, jestli ti ale záleží na úspěchu v osobní a podnikatelské sféře, dej si na něm záležet a jakékoliv další překážky překonáš o to snadněji.