Obchodní dopis? Zde jsou 3 rady, jak na něj.
Obchodní dopis je vizitka firmy a může vám pomoci při oslovení potenciálních obchodních partnerů. Nabídky, poptávky, objednávky a komunikace s klienty – to všechno jsou případy, při kterých je vhodné volit formální formu styku, a to pomocí obchodního dopisu. Umíte ho ale napsat správně?
Nejste si jistí? Využijte pro svůj obchodní dopis vzor
Žádný učený z nebe nespadl. Pokud je pro vás psaní obchodních dopisů novinkou, neváhejte a využijte šablonu. Díky vzoru dopisu si můžete pohlídat, aby v této listině nechyběly žádné náležitosti. Na internetu lze najít několik stránek, které vzory obchodních dopisů nabízejí zdarma.
Ačkoliv při psaní obchodních dopisů není zrovna moc prostoru pro kreativitu, určitě si časem najdete klíč k tomu, jak listinu tohoto typu psát co nejvíce po svém.
Náležitosti obchodního dopisu, aneb na co při psaní nezapomenout
Obchodní dopis se posílá v případech formálního styku. Jeden obchodní dopis vždy vyřizuje jednu záležitost. Proto pokud s klientem nebo partnerem řešíte více věcí současně, uveďte hned na začátku, kterého problému se dopis týká, či na co konkrétně svým dopisem reagujete. S tím souvisí pevně stanovená struktura dopisu, které je záhodné se držet. Mezi náležitosti dopisu patří:
- Adresa odesílatele se píše do záhlaví, zpravidla vlevo. K adrese můžete připojit i další kontaktní údaje nebo IČO firmy.
- Adresa příjemce je v pravém sloupci, zrcadlově k adrese odesílatele. Pokud píšete konkrétnímu člověku, napište jako adresáta jeho a k tomu název firmy. V opačném případě jen název společnosti.
- Nemělo by chybět místo a datum, kdy dopis píšete. U data nezáleží na tom, zda ho píšete vzestupně (den, měsíc, rok) nebo sestupně (rok, měsíc, den). Důležité je, abyste ho psali v celém dopise stejně.
- Předmět je tučně zvýrazněn a v obchodní korespondenci je většinou zarovnaný doleva. Jde o stejný princip, který znáte z psaní předmětu do e-mailu. Takže stručně, výstižně a na konci bez tečky.
- V žádném dopise by nemělo chybět oslovení a obchodní dopisy nejsou výjimkou. Zde opět záleží na tom, zda víte či nevíte, kdo tento dokument bude číst. Druhou stranu oslovujte jménem, případně funkcí či titulem a hlavně v 5. pádě. Pokud příjemce neznáte, zvolte obecnější variantu oslovení, například Vážená paní/ Vážený pane.
- Vlastní obsah dopisu zarovnejte do leva nebo do bloku. Text se bude lépe číst, pokud bude členěn do odstavců. Na konec nezapomeňte připojit závěrečný pozdrav.
- Pod vlastní text se nezapomeňte vlastnoručně podepsat, eventuelně přidejte i razítko společnosti.
- Případné přílohy vypište pod samostatný stejnojmenný nadpis.
- Nakonec můžete v záhlaví drobným písmem připojit doplňující údaje, tedy informace týkající se celé firmy, například bankovní spojení, e-mail nebo web.
Chybovat je lidské, ale ne v obchodní korespondenci
Již jsme zmínili, že obchodní dopisy jsou dopisy formální. Kromě pevně dané struktury by tak měly splňovat i určité jazykové náležitosti. Stejně tak jako při osobní komunikaci s klienty, i jazyk obchodního dopisu by měl být spisovný a slušný.
Ne všechny zkušenosti se ale dají přenést z face-to-face rozhovoru. Další neopominutelnou součástí obchodního dopisu je jazyk bez pravopisných chyb. Vzhledem k tomu, že jde o sebeprezentaci firmy by mělo být vaše písemné vyjadřování bezchybné.
Co se týče rozsahu, bohatě stačí jedna normostrana textu, případně ještě míň, pokud dopis obsahuje přílohy. Pište své vyjádření stručně a přesto výstižně, člověk na druhé straně to jistě ocení. S tím také souvisí co nejúspornější používání zkratek či odborných termínů. Méně je někdy více.
Struktura obchodního dopisu se může lišit v závislosti na tom, zda posíláte přílohy, znáte osobu, která bude dopis číst nebo zda budete chtít zmínit doplňující údaje. Jsou ovšem věci, které jsou pevně dané a měli byste se jich držet. A pokud si stále nejste jistí, vzory obchodních dopisů vám pomůžou na žádnou z těchto náležitostí nezapomenout.
