Jak na Time management aneb efektivní organizace času

Nemám čas, nestíhám, kdyby tak den měl o hodinu víc – myšlenky, které se každý den hodní hlavu stovkám lidí. V dnešní uspěchané době, kdy každý chce stihnout všechno a ideálně hned, je čas tím největším nepřítelem. Poradíme vám, jak ho dostat na svou stranu. S kvalitním time managementem využijete svůj den na maximum.

Co je time management?

Time management je hojně využívaný anglický výraz, který bychom do češtiny doslovně přeložili jako řízení času. Ve skutečnosti jde ale spíš o organizaci času. Alfou omegou je správné rozvržení úkolů a priorit. Cílem pak vytěžit z každého dne maximum. A to nejen co se práce týče, ale i volnočasových aktivit.

4 generace time managementu

Time management si prošel svým vlastním vývojem. S rostoucím počtem úkolů rostla potřeba je efektivněji organizovat. Vzniklé techniky dnes dělíme do 4 generací:

1. generace pracuje s klasikou, kterou zná každý – přehled úkolů, respektive oblíbené to do listy.
2. generace ke klasickému seznamu činností přidala termíny. Jinými slovy řeší nejen CO budu dělat, ale i KDY. V praxi zařazuje využívání diářů a kalendářů. 
3. generace pracuje s úkoly mnohem pokročileji. Zavádí individuální posouzení důležitosti jednotlivých činností a rozřazování do kategorií.
4. generace bere v potaz i dlouhodobé vize, životní cíle a tzv. work-life balance. 

Zajímavost: Na time management lze aplikovat Paretovo pravidlo 80/20. 80 % přínosu ti zajistí činnosti, které trvají 20 % času a naopak 20 % přínosu ti zajistí činnosti, které trvají 80 % času. 

Moderní techniky time managementu

Time management se vyvinul do stádia, kdy nabízí celý arzenál užitečných technik. S následujícími tipy si nejen zorganizuješ svůj čas, ale i zefektivníš práci. 

1. Stanovte si priority(Eisenhowerův princip)

Ano, všechno, co ve svém životě děláš, je jistě důležité. Některé věci ale přeci jen musí mít přednost před ostatními. Odpoutat se od představy, že všechno hoří stejně, je základem úspěšného time managementu. V určování priorit ti pomůže, šikovný nástroj známý jako matice plánování času. Představit si jI můžeš takto:

Pochopení nejen důležitosti, ale i naléhavosti jednotlivých činností, je klíčem ke správnému rozvržení priorit. Sepiš si aktivity, kterým během dne věnuješ čas a energii a zkus si je oznámkovat, jako ve škole.

1. Důležité a naléhavé úkoly, mají u mnoha lidí prioritu. Spadají sem činnosti, které nejen hoří, ale jsou i důležité a snadno tě pohltí. 
2. Důležité ale nenaléhavé úkoly jsou obdobně prioritní. Nemusíš je ale dokončit teď hned. Čas, který na nich strávíš si klidně rozlož do několika dní nebo týdnů. Pro tvůj seberozvoj jsou stěžejní.
3. Nedůležité a naléhavé úkoly jsou zpravidla takové, kterým musíš věnovat nějaký čas, ale jsou důležité pro někoho jiného. Snaž se je vyřizovat co možná nejefektivněji.
4. Nedůležité a nenaléhavé činnosti jsou největšími žrouty času. Žádné hodnoty do života ti nepřinesou a nejvíce tě obírají o drahocenné hodiny.

Ideální rozvržení času mezi jednotlivé kvadranty je individuální. Skutečně efektivní lidé se ale snaží maximálně vyhýbat třetímu a čtvrtému typu činností. Nejvíce času tráví činnostmi druhého typu. V praxi s jednotlivými typy činností můžeš pracovat následovně:

1. Důležité a naléhavé úkoly – vyřeš je osobně a urgentně, zpravidla však zaberou přibližně 20 % času. 
2. Důležité ale nenaléhavé úkoly – mohou počkat, ale věnuj jim pozornost. Práci na nich si rozplánuj.
3. Nedůležité a naléhavé úkoly – pokud je musíš řešit sám, neztrácej s nimi příliš mnoho času. V ideálním případě deleguj na ostatní. 
4. Nedůležité a nenaléhavé činnosti – vyhni se jim. 

2. Technika pomodoro

Nemůžeš se dokopat k práci, přestože máš perfektně zorganizované úkoly? Zkus techniku pomodoro. Je založená na jednoduchém principu:

• 25minutové pracovní intervaly intenzivního soustředění přerušované 5minutovými přestávkami,
• 4 po sobě jdoucí pracovní úseky a 15 až 30minutová pauza.

Pracovat 25 minut v kuse s vidinou alespoň krátké přestávky není tak strašidelné jako osmihodinová šichta. Díky krátkým časovým úsekům navíc zvýšíš svoji produktivitu, a přitom se během práce nebudeš cítit vyčerpaně. 

Aby pomodoro technika byla skutečně účinná, měl by ses během 25minutového pracovního intervalu soustředit pouze na jednu činnosti nebo jeden úkol. Pokud se ti úkol podaří splnit dříve, než uplyne 25 minut, přeskoč rovnou k 5minutové přestávce. 

3. Pravidlo 2 minut

Další užitečný způsob, jak účinně porazit prokrastinaci přináší pravidlo 2 minut. Chorobné odkládání práce lze vyřešit tím, že si náročné a nepříjemné pracovní výzvy rozložíš do mnohem menších a snadno zvládnutelných úkolů. Věnuj každému z nich alespoň 2 minuty svého času. Uvidíš, že i díky pouhým 2 minutám se seznam dlouho odkládaných povinností začne dříve či později tenčit. Čím rychleji budeš plnit drobné úkoly, tím snáze se dostaneš do tzv. flow, kdy ti práce půjde od ruky.

4. Plánuj

S jasnými prioritami je jednoduché vytvořit si plán. Ať už budeš plánovat den, týden nebo měsíc, zařaď do rozvrhu všechny stěžejní aktivity včetně práce na důležitých projektech, ale i času stráveného s rodinou nebo přáteli.

Pozor ale! Úkoluj se realisticky. Nikdo z nás není robot. Proto si vytvářej takové plány, které jsi skutečně schopen splnit. Od věci není ani počítat s malou časovou rezervou.

Tip: Klasický to do list ti bude nejlepším pomocníkem. Každý den věnujte pár minut sepsání všeho, co bys měl stihnout. Budeš tak přesně vědět, co tě čeká. Navíc všichni víme, jak příjemné je odškrtávání splněných úkolů.

5. Zjisti, kdy jsi nejproduktivnější

Někdo je ranní ptáče, jiný zase noční sova. Tak či onak nemá cenu se tlačit do práce ve chvílích, kdy víš, že budeš neproduktivní. Time management si udělejte na míru.

Prostým pozorováním sebe sama si zjisti, které části dne jsi plný elánu a energie. Právě na tu dobu si naplánuj nejnáročnější úkoly. Ve svých slabých chvílích se pak věnuj třeba e-mailové schránce.

5. Co můžeš udělat dnes neodkládej na zítra

Ano, je to klišé, ale zatraceně dobře funguje. Úkoly, na které máš čas a které můžeš vyřešte hned, neodkládej. Dříve či později se ti zákonitě nakupí, a pak ti jejich vyřizování udělá pěknou čáru přes časový rozpočet.

6. Pracujte v klidu

Soustředěnost je dneska téměř zlatý grál. Objevit klidné místo pro práci v open-spacových kancelářích je však skoro nadlidský úkol. Řešením není spokojit se s neustálým vyrušováním. Hledej možnosti, jak se vyhnout rozptýlení. Zkus pracovat časně ráno, nebo naopak k večeru. Případně si posuň obědovou pauzu a naplno využijte hodinku, kdy všichni zmizí z kanceláře do svých oblíbených restaurací.

7. Deleguj, deleguj a opět deleguj

Cestou k úspěchu určitě není přísloví: když něco chceš mít pořádně, udělej si to sám. Pracuješ v týmu schopných lidí? Neboj se jim delegovat úkoly, které neleží na tvých bedrech. 

Tip: Využij vymoženosti moderní doby. Existuje celá řada nástrojů, které ti řízení týmových projektů výrazně usnadní. Například:

• ClickUp
• Basecamp
• Teamwork Projects
• Trello

8. Odměň se a odpočívejte

Po náročné práci ti náleží patřičná odměna a odpočinek. Nenuť se pracovat od rána do večer bez jediné pauzy. Rychle bys tak přišel nejen o energii, ale časem i o motivaci. Ve svém denním rozvrhu proto pracuj i s časem, který věnuješ dostatečnému odpočinku. Ať už v podobě krátkých pauz mezi jednotlivými úkoly, nebo klidně pořádnému šlofíku po obědě. Od věci nejsou ani malé odměny za úspěšně odvedenou práci. Holduješ sladkému? Dopřej si sem tam třeba čtvereček čokolády. Nebo se na konci dne odměň sklenku dobrého vína.

Tip na závěr – Časový snímek dne

Nemáš dostatečnou motivaci k tomu, aby sis čas začal efektivně organizovat? Zkus si zmapovat několik svých běžných dnů.

Vyber si dva až tři pracovní dny a pokus se zaznamenat vše, co jsi v během nich dělal i kolik času jsi jednotlivým činnostem věnovat. 

Tip: Nemusíš vše zaznamenávat ručně na papír. Využij moderní aplikace, jako je například aTimeLogger – Time Tracker.

Pro mnohé budou výsledky měření nepříjemným zjištěním. Pokud ale dokážeš přijmout, že tvé dny nejsou natolik efektivní, jak jsi si myslel, můžeš udělat první kroky k produktivnějšímu a spokojenějšímu životu. 

Time management je základ. Ale dát poflakování alias prokrastinaci utrum je jiný oříšek. Základem je sebekázeň a silná vůle, které si každý může vybudovat, ale ne ze dne na den. Pokud svůj boj s prokrastinací pravidelně prohráváš, přečti si náš článek, jak se jí na dobro zbavit.